Внедряването на ERP система води до революция във всяка фирма, като подобрява начина ѝ на работа. ЕРП проектите изискват време и пари.
Въпреки че доставчиците на ЕРП ще ви помогнат при определянето на окончателните разходи за настройка на системата, те няма да успеят да ви посочат скритите разходи, свързани с внедряването на тази система. Такива разходи ще ви безпокоят в дългосрочен план, ако не ги знаете предварително и в най-лошите случаи тези разходи стават отговорни за отказването от самия проект.
Кои са скритите разходи за ЕРП:
1. Обучение
ЕРП е обширна и сложна софтуерна система. Тя не само подобрява съществуващите бизнес процеси, но влива нови бизнес процеси в системата. Вашите служители се нуждаят от официално обучение, за да управляват системата и да се запознаят с новите процеси. Вашите ключови служители се нуждаят от обучение за анализ на операциите и получаване на ценна информация. ЕРП системата изисква от вашия персонал да придобие междуведомствени знания, за да функционира интелигентно и да има поглед над по-общата картина.
Персоналът в производствения отдел трябва да е наясно със събитията в отдела за продажби. Подобна корелация между всички отдели е необходима за успешното изпълнение. Възможността за самостоятелно боравене с нови модули и модификации изисква засилено обучение за ЕРП персонала.
2. Добавки към основния софтуер
Добавеният софтуер предлага допълнителни функционалности, добавени към вашата ЕРП система, за да отговори на вашите конкретни бизнес нужди. ЕРП системите, предлагани на пазара, са подходящи за повечето от вашите нужди. Всеки бизнес и индустрия имат свой собствен набор от изисквания и регулаторни стандарти, добавките правят вашия бизнес по-съвместим с ЕРП. Те правят вашата ЕРП система специфична за индустрията. Не всички добавки работят с всички ЕРП системи. Трябва да направите проучване, за да разберете съвместимостта и възможностите за интеграция.
Някои от добавките включват GPS проследяване, съответствие на данъка върху продажбите, възстановяване на разходи в облака, интеграция към доставките, обработка на кредитни карти и др. Има добавка за всеки тип нужда в зависимост от вашата индустрия и размера на вашата организация. Можете дори да получите добавка по поръчка. В зависимост от вашия избор, като цената варира.
3. Персонализиране
Трудно е да се намери ЕРП система, която не се нуждае от персонализация. Всяка система се нуждае от контролирана настройка, за да отговаря на вашите организационни нужди. Проблемът с прекаленото персонализиране е, че той намалява ефективността на ЕРП системата. ЕРП софтуерът по подразбиране получава лесни надстройки, но сложността възниква, когато персонализираните ЕРП системи се нуждаят от надстройка. Така че, трябва да помислите за по-поносимо персонализиране, за да избегнете преразход по време на надстройката на системата.
4. Преобразуване на данни
Както всеки друг софтуер, ЕРП системата също работи на база данни. Но взаимната свързаност на данните придобива голямо значение тук. Данните от единия отдел въздействат и са видими за другия отдел. В организацията има безпроблемен поток от информация. Компаниите често забравят за задачата за преобразуване на данните.
Купчини бизнес данни се натрупват в различни файлове, системи и софтуер през годините. За да стартирате ЕРП системата, трябва да извлечете полезна информация от стари файлове и директории, за да я интегрирате в централизирана система за съхранение на данни. Трябва да понесете разходи, за да конвертирате тези файлове и да ги подадете в стандартизирани електронни таблици.
5. Анализ на данните
Анализът данни е един от критичните аспекти на ЕРП системата. Действителната полза от ЕРП се реализира, когато такъв анализ се използва за подобряване на качеството на бизнес процесите, намаляване на излишните процеси и вземане на стратегически решения. ЕРП има капацитета да се справи с почти всички аспекти на организацията като финансово управление, ведомост за заплати, управление на запасите, фактуриране, счетоводство и т.н., но какви модули сте избрали да конфигурирате зависи от вашите нужди.
Напълно възможно е значително количество информация да е извън ЕРП. Разходите за анализ на данните се правят, когато използвате комбинация от външни инструменти и изследователски методологии, за да получите значими резултати.
6. Преквалификация на таланти след внедряване на ЕРП
ЕРП прави значителни промени в базата на вашите служители. Много служители са против ЕРП системата, защото не искат промяна в начина си на работа. ЕРП се нуждае от строго обучение за набор от умения, повече отговорност и отчетност, за да докаже своята стойност за фирмата. По време на изпълнението има постоянна подкрепа от доставчика на ЕРП и мениджъра на проекта за справяне с ежедневните проблеми.
Но веднага щом приключи фазата на изпълнение, която може да продължи до две години, вашият персонал ще бъде оставен да се оправя сам. Трябва да вземете решение дали да наемете експерт или да осигурите допълнително обучение на основните служители, които да обучават нови служители и да се справят с проблеми, възникващи в обичайния бизнес режим.
7. Разход на вашето време
В момента, в който започнете да търсите ЕРП система за вашата фирма и докато стигнете до края на фазата на внедряване, започвате да отделяте значително време за това за сметка на маркетинга и други бизнес дейности. Чакането за реализиране на ползите от новата система може да бъде неизменно дълго. Това зависи от много фактори като вашите хора, доставчик, вида на избрания софтуер, изискванията на индустрията и фирмата. По този начин не можете да наблюдавате ясно възвръщаемостта на инвестицията във времето.
8. Разходите за управление
ЕРП води до съществени промени във вашата фирма. Трябва да усвоите ресурсите си и да влеете енергия в системата, за да поддържате духа на служителите. Трябва да се отдадете на редизайн на процеса, да се справите със съпротивата на служителите и да следите за скоростта на текучество на служителите.
Освен това ЕРП оказва значително влияние върху вашите доставчици и клиенти. Преди да внедрите ЕРП, трябва внимателно да настроите гъвкавостта, с която можете да управлявате. Потокът от информация в рамките на веригата за доставки не трябва да бъде възпрепятстван поради промяна в организацията на работа. Освен това настъпва промяна в организационната структура с нови роли и отговорности за вашите служители.
9. Поддръжка
Въпреки избрания най-добър софтуер, ЕРП системата се нуждае от периодична поддръжка, за да отстрани грешките според променящата се ситуация във фирмата. Има функционални и технически подобрения, които трябва да се направят, за да се поддържа ефективността на системата в най-добрия случай. Документацията за обучение трябва да бъде надградена, за да се добавят нови функционалности към нея. ЕРП системата се нуждае от фина настройка с времето.
